Политика конфиденциальности

1. Какие данные мы обрабатываем

• Аккаунт: email, имя, идентификатор организации и роль.
• Встречи: название комнаты, время сессий, список участников и отображаемые имена.
• Записи (только при включении организатором): аудио (по умолчанию) или видео встречи.
• AI-протоколы: транскрипт записи (включая речь участников), краткая сводка, список задач/ТЗ и PDF-протокол.
• Технические данные: IP-адрес, тип устройства и браузера — для безопасности и качества связи.
• Платежи: статус подписки и маскированные данные карты (полный номер карты мы не храним).

2. Запись встреч и согласие

Запись встречи выключена по умолчанию и включается только организатором. Когда запись активна, всем участникам показывается заметный красный индикатор «Идёт запись встречи», а гость при входе в комнату с активной записью должен явно подтвердить согласие отдельной отметкой.

Важно для гостей. Запись содержит ваш голос и (при видеозаписи) изображение — это ваши персональные данные. Правовое основание записи — ваше согласие (GDPR ст. 6(1)(a)). Вы можете отказаться: не подтверждайте согласие и покиньте встречу, либо попросите организатора отключить запись. Согласие можно отозвать на будущее, написав организатору встречи или нам.

Ответственность организатора. В ряде юрисдикций (включая отдельные страны ЕС и РФ) законна только запись с согласия всех участников («двухсторонняя» запись). Организатор, включающий запись, отвечает за получение такого согласия и за законность записи. KossMeet предоставляет технические средства уведомления и согласия, но не является стороной встречи и не контролирует её содержание.

3. AI-обработка и автоматизация (прозрачность)

При включённой записи мы автоматически создаём транскрипт и краткий протокол встречи с помощью систем распознавания речи и больших языковых моделей (AI). Это автоматическая обработка речи людей: мы уведомляем вас об этом в явном виде в соответствии с принципом прозрачности (GDPR ст. 13–14) и обязанностями прозрачности AI-систем по Регламенту ЕС об искусственном интеллекте (EU AI Act).

AI-протокол носит вспомогательный характер: он не принимает решений с юридическими последствиями для участников и может содержать ошибки распознавания или обобщения. Проверяйте важные факты по исходной записи. Распознавание речи выполняется на нашей собственной инфраструктуре; для генерации сводки и задач используется внешняя LLM (см. §7).

4. Правовые основания

• Исполнение договора (GDPR ст. 6(1)(b)) — предоставление сервиса, аккаунта, видеосвязи.
• Согласие (ст. 6(1)(a)) — запись встречи и создание AI-протокола.
• Законный интерес (ст. 6(1)(f)) — безопасность, предотвращение злоупотреблений, базовая техническая телеметрия.
• Юридическая обязанность (ст. 6(1)(c)) — хранение платёжных записей по налоговому законодательству Украины.

Записи голоса при определённых условиях могут затрагивать особые категории данных. Мы не используем записи для биометрической идентификации участников и не создаём биометрические профили.

5. Хранение и удаление

• Аккаунт и организации — пока активен ваш аккаунт; удаляются при удалении аккаунта.
• Записи и AI-протоколы — хранятся в рамках лимита хранилища вашего плана; организатор/организация может удалить их в любой момент, и они удаляются при удалении организации. По умолчанию мы не храним записи дольше, чем требуется для предоставления сервиса.
• Технические логи — до 30 дней.
• Платёжные записи — до 3 лет в анонимизированном/обезличенном виде согласно ст. 44 Налогового кодекса Украины.
• Резервные копии — ротация до 30 дней.

Чувствительные токены (платёжные, интеграционные) шифруются в покое (AES-256-GCM).

6. Ваши права

• Доступ и переносимость: выгрузка ваших данных в JSON — в панели «Данные и аккаунт».
• Удаление: кнопка «Удалить аккаунт» безвозвратно стирает аккаунт и организации, где вы владелец.
• Исправление, ограничение и возражение: напишите на koss.flow@gmail.com.
• Отзыв согласия на запись/AI — на будущее, без влияния на ранее законную обработку.
• Право подать жалобу в надзорный орган (в Украине — Уповноважений ВРУ з прав людини; в ЕС — орган по защите данных страны проживания).

Если вы были гостем записанной встречи и не имеете аккаунта KossMeet, направьте запрос на koss.flow@gmail.com — мы поможем найти организатора (контролёра встречи) и при необходимости окажем содействие в реализации ваших прав.

7. Передача третьим сторонам (субподрядчики)

Мы не продаём ваши данные. Для работы сервиса привлекаются субпроцессоры:

• Хостинг инфраструктуры — Hetzner Online GmbH (ЕС, Германия): серверы, видео-медиа (LiveKit), записи, БД.
• AI-сводка (LLM) — Anthropic (Claude, США): текст транскрипта передаётся для генерации сводки и задач. Anthropic по своим условиям не использует данные API для обучения моделей; входные данные могут временно сохраняться Anthropic в целях безопасности в соответствии с её условиями. Передача за пределы EEA защищена Стандартными договорными условиями ЕС (SCC).
• Распознавание речи (STT) — выполняется на нашей собственной инфраструктуре, без передачи аудио третьим лицам.
• Платежи — MonoPay (Universal Bank, Украина) и WayForPay (Украина): обработка платежей и хранение токена карты.

Актуальный список субпроцессоров поддерживается на этой странице. О существенных изменениях бизнес-клиенты уведомляются за 30 дней (см. DPA).

8. Cookie и локальное хранилище

Мы используем только необходимые сессионные cookie и локальное хранилище браузера (тема, язык, выбранная организация). Аналитики, рекламных или сторонних трекеров нет. Подробнее — в баннере cookie при первом визите.

9. Возраст

KossMeet предназначен для деловых видеовстреч и не адресован детям. Сервис могут использовать только лица, достигшие 16 лет (или иного возраста цифрового согласия в вашей стране, если он выше). При входе в записываемую встречу мы запрашиваем подтверждение возраста 16+. Если вы считаете, что мы по ошибке обработали данные несовершеннолетнего, напишите нам — мы удалим их.

10. Представитель в ЕС и надзорные документы

Оператор находится за пределами ЕС (Украина). В соответствии со ст. 27 GDPR назначается представитель в ЕС; его контактные данные публикуются здесь перед коммерческим запуском в ЕС (назначение в процессе). Мы ведём реестр операций обработки (ст. 30) и провели оценку влияния на защиту данных (DPIA, ст. 35) для записи встреч.

11. Контакты

По любым вопросам о данных: koss.flow@gmail.com. См. также Условия использования, DPA, DPIA и реестр обработки.

Этот документ — базовый комплаенс и не является юридической консультацией. Перед коммерческим запуском рекомендуется ревью практикующим юристом по защите данных.